步入職場奮斗多年，你會發(fā)現(xiàn)各大公司都免不了要開會，而作為職場小白的你是否對開會議的籌備組織和流程清楚呢？如果讓你來組織接待一場會議該如何下手準(zhǔn)備？天行小編為大家分享下各大公司召開會議的接待流程。

云南天行拓展管理咨詢會務(wù)有限公司是云南最早專注于商務(wù)會獎領(lǐng)域，并以專業(yè)化的架構(gòu)，基于客戶需求，市場洞察，整合策劃，向客戶提供全方位市場活動服務(wù)的專業(yè)化公司。提供會議會展、試乘試駕、獎勵旅游、研學(xué)旅行、冬夏令營組織策劃與執(zhí)行、市場活動管理及包括AV搭建、物料制作、活動場地、演藝、拓展、勞務(wù)人員等專項資源管理在內(nèi)的專業(yè)會展服務(wù)。公司服務(wù)品質(zhì)不斷融合及提升，歷年來多次榮獲業(yè)界和市場廣泛認可，完善建立了以昆明、香格里拉、大理、騰沖、西雙版納、香格里拉為中心的商務(wù)會展服務(wù)圈。天行旗下有云南天行會展服務(wù)有限公司，云南天行拓展管理咨詢有限公司，香格里拉佰諾酒店管理有限公司，香格里拉天行信息技術(shù)有限公司，香格里拉天行旅行社有限責(zé)任公司等企業(yè)。

一、會議預(yù)訂
1.  如果公司沒有單獨的大型會議室，我們就需要先從各酒店預(yù)訂會場，最好是離公司最近，也方便吃住的商圈開始尋找會場，并做好預(yù)訂。
2.  會議預(yù)訂確定內(nèi)容事項
1）會議時間、會議地點、公司名稱、會務(wù)組聯(lián)系人、會議人數(shù)、場地租金、免費項目、收費項目、結(jié)帳方式、其他要求。
2）會場布置形式：課桌式、劇院式、U字形、T字形、回字形、雞尾酒字形、口字型等。
3）會議用品基礎(chǔ)配置：大便簽紙、鉛筆（刀筆）、話筒、移動白板套裝、投影儀、幕布、會議臺，會場指示牌。（如無特殊說明，不得使用KTV系統(tǒng)）
4）會議收費項目：茶歇（紅茶、咖啡、綠茶、礦泉水），橫幅制作。
3.  完成會議預(yù)定流程后，一般需要提前兩天下會議通知書給各參會人員，抄送給公司上級。

二、會場布置
1.  會場布置一般由承接會議的酒店負責(zé)安排按會議通知單要求布置會場工作，會議籌備組協(xié)助酒店布置。
2.  會議期間的茶水服務(wù)由酒店方負責(zé)，會務(wù)組可以根據(jù)需求選擇茶水的品種。
3.  會議擺放標(biāo)準(zhǔn)：會議桌椅橫豎一條線，便簽橫豎一條線，鉛筆統(tǒng)一斜45度朝左擺放在便簽紙中心并橫邊對齊。

4.  橫幅放置最好是會場最前方或者最后方的上邊緣，方便拍照時的整體效果提現(xiàn)。鮮花布置可以放在講臺的最中央，最好是重要領(lǐng)導(dǎo)的前方。

三、會議開始前檢查
1.  會前檢查一般由承辦酒店帶領(lǐng)會務(wù)組組成檢查小組負責(zé)
2.  會前檢查要求：桌椅是否符合標(biāo)準(zhǔn)、紙筆水?dāng)[放是否符合標(biāo)準(zhǔn)、整體無垃圾、無污漬，臺面干凈、整潔。
3.  會議設(shè)備檢查要求：提前半個小時確保會議區(qū)域照明全部正常使用；夏季空調(diào)保證在25度、冬季保證在28度；會議室音響、話筒、投影等設(shè)備確保運行正常。
4.  復(fù)審會議通知單上的內(nèi)容，會務(wù)組及時與酒店方跟進。

四、會議清場
1.  會場清理一般由承辦酒店負責(zé)，但作為會務(wù)組要清點下自己帶的物品和工具，整理好，以免落下。
2.  使用后的多媒體設(shè)備內(nèi)的U盤或資料盡量妥善保管好，如使用酒店電腦，切記不要把重要資料留在電腦里，以免泄漏。

五、賬務(wù)結(jié)算
1、一般會務(wù)組都會有一個財務(wù)人員負責(zé)會議籌備組織的財務(wù)支出和收入。
2、結(jié)算時記得根據(jù)公司的要求開具發(fā)票（增值稅普票和專票）。
3、賬務(wù)結(jié)清后回到公司要整理下這次會議成功召開的報告以備向上級匯報。

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